Wir archivieren ja – irgendwie. Ob das vor dem Finanzamt standhält, weiß ich ehrlich gesagt nicht.
REDDOXX Certified Partner
Ganzheitliches
E-Mail-Management mit
REDDOXX
Revisionssichere Archivierung, patentierter Spam-Schutz und E-Mail-Verschlüsselung in einer Appliance. Made in Germany, betrieben in deutschen Rechenzentren. Eingerichtet und betreut von Ihrem Certified Partner in Bremen.
MailDepotSpamfinderMailSealerCloud ArchiveE-RechnungAb 1,40 €/Nutzer/Monat
Certified Partner
Direkter Draht nach Kirchheim u. Teck
GoBD-konform
Revisionssicher archivieren
Made in Germany
Entwicklung & Support in DE
Was ist REDDOXX?
REDDOXX ist eine deutsche Softwareplattform für ganzheitliches E-Mail-Management: E-Mail-Archivierung, Spam-Schutz und Verschlüsselung in einer Appliance. Hersteller ist die REDDOXX GmbH aus Kirchheim unter Teck, gegründet 2005 – mit über 4.000 Installationen in Deutschland. Verfügbar als virtuelle Appliance für VMware, Hyper-V und Proxmox, als Hardware-Appliance oder als Cloud-Service aus deutschen Rechenzentren.
Kennen Sie das?
Drei Sorgen, die wir Ihnen abnehmen
E-Mail-Compliance ist ein Thema, mit dem sich kaum jemand gerne beschäftigt – die rechtlichen Anforderungen sind kompliziert, die Technik dahinter ebenso. Wir sorgen dafür, dass Sie sich darum nicht kümmern müssen.
Unsere Daten gehören uns. Ein US-Cloud-Anbieter mit Zugriff durch fremde Behörden – das fühlt sich falsch an.
REDDOXX läuft dort, wo Sie es möchten: bei Ihnen im Haus auf eigener Hardware, als virtuelle Appliance auf Ihrem Server oder in einem deutschen Rechenzentrum nach DSGVO-Standard. Sie bleiben Eigentümer Ihrer Mails – heute, in fünf Jahren, in zehn Jahren.
Recht, Technik, Updates, Schulungen – wer soll das alles machen? Wir sind eine Firma, kein Compliance-Team.
Wir übersetzen die rechtlichen Anforderungen in eine passende Konfiguration, richten die Appliance ein und betreuen sie im laufenden Betrieb. Sie haben einen festen Ansprechpartner in Bremen – kein Ticket-System, keine Hotline mit Wartezeiten.
Bei E-Mail-Compliance können Betriebe nicht improvisieren. REDDOXX bringt Archivierung, Spam-Schutz und Verschlüsselung in einer Appliance zusammen – entwickelt in Deutschland, bei uns eingerichtet und betreut. Das ist die Art von Lösung, hinter der wir als Partner wirklich stehen können.Alexander Keil, Geschäftsführender Inhaber, Keil GmbH
Die drei Module
Drei Disziplinen, eine Appliance
REDDOXX bündelt Archivierung, Spam-Schutz und Verschlüsselung in einem System – statt drei Einzelprodukte mit drei Wartungsverträgen, drei Lizenzmodellen und drei Schulungsaufwänden.
MailDepot – revisionssicher archivieren
Automatische, unveränderbare Archivierung jeder ein- und ausgehenden E-Mail – unabhängig davon, ob im Hintergrund Microsoft Exchange, Microsoft 365 oder ein Linux-Mailserver arbeitet. Volltextsuche inklusive Anhängen (PDF, Word, Excel), rollenbasiertes Rechtesystem, selbsttragende RDX-ACS-Container ohne Vendor-Lock-in.
Spamfinder – patentierter CISS-Filter
Mehrstufige Filterung über Black-/Whitelisting, RBL-Checks, BATV und Fuzzy-Filter – plus das patentierte CISS-Verfahren (Challenge-Response). Unbekannte Absender durchlaufen eine automatische Verifikation, bevor die Mail zugestellt wird. Laut Hersteller liegt die Erkennungsquote nahe 100 %. Integrierter Virenschutz inklusive.
- Patentiertes CISS-Challenge-Response-Verfahren
- ≥ 98 % Erkennung bei Standardfiltern
- Individuelle Quarantäne pro Mitarbeitender
- Tägliche Quarantäne-Reports automatisch
Pflicht & Kür
DSGVO, GoBD und E-Rechnung – was Unternehmen archivieren müssen
Wer in Deutschland geschäftliche E-Mails führt, muss sie aufbewahren – unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar. Seit der B2B-E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 gilt das zusätzlich für strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Eine PST-Datei im Outlook erfüllt diese Anforderungen nicht – sie ist veränderbar und damit nicht revisionssicher. REDDOXX MailDepot archiviert gemäß GoBD und DSGVO: unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und jederzeit recherchierbar. Ein integriertes Löschkonzept sorgt dafür, dass Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch tatsächlich entfernt werden.
Grundlage: §§ 146 und 147 AO, §§ 238 und 257 HGB sowie Art. 5 DSGVO.
Aufbewahrungspflichten auf einen Blick
01
Handelsbriefe – 6 Jahre
Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragsunterlagen in E-Mail-Form
02
Buchungsbelege – 10 Jahre
Rechnungen, Gutschriften, steuerlich relevante Korrespondenz
03
E-Rechnungen seit Januar 2025
XRechnung und ZUGFeRD – strukturiert archiviert inkl. XML
04
Revisionssicher heißt
Unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, jederzeit recherchierbar
05
DSGVO-Löschkonzept
Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Ergänzende Module
Verschlüsselung, Cloud und E-Rechnung
MailSealer – zentrale Signatur & Verschlüsselung
Zentrales Gateway für ein- und ausgehende Signatur und Verschlüsselung. Unterstützt S/MIME (X.509v3), OpenPGP sowie das REDDOXX-eigene Verfahren REDDCRYPT – auch für Empfänger ohne Zertifikat. Regelbasiertes Policy-Management nach Absender, Empfänger oder Domain sorgt dafür, dass vertrauliche Mails automatisch verschlüsselt das Haus verlassen.
- S/MIME, OpenPGP, REDDCRYPT in einer Instanz
- Automatische Zertifikatserstellung via eigener CA
- Lizenzverbrauch nur bei echter Verschlüsselung
- Archivintegration mit MailDepot
Cloud Archive & E-Rechnung-Archivierung
Archiv-as-a-Service aus deutschen Rechenzentren – laut Hersteller in wenigen Minuten eingerichtet, optimiert für Microsoft 365 per Journaling. Das integrierte E-Rechnungs-Modul erkennt XRechnung und ZUGFeRD automatisch und archiviert sie strukturiert inklusive XML-Suche bis auf Einzelpositionen – relevant seit der B2B-E-Rechnungspflicht ab Januar 2025.
- Deutsche Rechenzentren, CLOUD-Act-sicher
- Microsoft 365 Journaling per SMTP/POP3
- XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkannt
- Strukturierte XML-Suche bis Positionsebene
REDDOXX im Vergleich
Archiv, Spam-Schutz und Verschlüsselung – bei wem gibt es alles?
Wer E-Mail-Archivierung sucht, landet schnell bei MailStore. MailStore ist ein solides Archiv – aber nur ein Archiv. Spam-Schutz und Verschlüsselung brauchen zusätzliche Produkte, zusätzliche Verträge, zusätzliche Admin-Zeit.
| Merkmal | REDDOXX | MailStore / Hornetsecurity |
|---|---|---|
| E-Mail-Archiv (GoBD) | Ja – MailDepot + Cloud Archive | Ja (MailStore nur On-Prem, Hornetsec. nur Cloud) |
| Spam-Schutz inklusive | Ja – Spamfinder mit patentiertem CISS | Nein (MailStore) / Ja (Hornetsec.) |
| E-Mail-Verschlüsselung | Ja – S/MIME, OpenPGP, REDDCRYPT | Nein (MailStore) / Zusatzmodul (Hornetsec.) |
| On-Premises Deployment | Ja – VMware, Hyper-V, Proxmox | Teilweise – MailStore ja, Hornetsec. nein |
| Cloud aus deutschen RZ | Ja – CLOUD-Act-sicher | Teils – Hersteller-abhängig |
| E-Rechnung XRechnung/ZUGFeRD | Ja – strukturierte XML-Suche | Begrenzt bzw. als Zusatzprodukt |
| Offline lesbare Archiv-Container | Ja – RDX-ACS ohne Vendor-Lock-in | Nein – proprietäres Format |
Wer Archiv, Spam-Schutz und Verschlüsselung aus einer Hand ohne Enterprise-Preisschild will, findet in REDDOXX den deutschen Sweet Spot für 10–500 Nutzer.
Deployment 
Appliance, Cloud oder hybrid – Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen
REDDOXX läuft dort, wo Ihre Daten liegen dürfen. Alle drei Varianten nutzen dieselben RDX-ACS-Container – ein späterer Wechsel zwischen On-Prem und Cloud ist ohne Neuaufbau des Archivs möglich.
Empfohlen für Mittelstand
On-Premises Appliance
Virtuelle Appliance auf Ihrem Hypervisor – VMware, Hyper-V oder Proxmox. Volle Datenhoheit im eigenen Serverraum, stabile Antwortzeiten bei Archivzugriffen. Im Produktiveinsatz bei namhaften Mittelständlern mit tausenden Nutzern.
Geeignet für: Mittelstand mit eigener Infrastruktur
Cloud Archive
Archiv-as-a-Service aus deutschen Rechenzentren. Laut Hersteller in wenigen Minuten eingerichtet, optimiert für Microsoft 365 per Journaling. Kein eigener Serverraum nötig, keine Hardware-Wartung.
Geeignet für: KMU & Handwerk ohne eigene IT
Hybrid
Kombination beider Welten: MailSealer-Gateway im eigenen Haus, Archiv in der Cloud – oder umgekehrt. Für Betriebe mit besonderen Compliance- oder Performance-Anforderungen.
Geeignet für: Spezielle Anforderungen
Die RDX-ACS-Container sind selbsttragend und offline lesbar – das beendet jede Vendor-Lock-in-Sorge. Ein Wechsel zwischen Appliance, Cloud oder Hybrid ist ohne Datenneuaufbau möglich.
Ihr Partner vor Ort
Was wir als REDDOXX Certified Partner für Sie leisten
REDDOXX liefert die Technologie – wir sorgen dafür, dass sie in Ihrem Betrieb reibungslos funktioniert. Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb, mit kurzen Wegen direkt aus Bremen.
Bedarfsanalyse
Wir prüfen Ihre aktuelle Archivsituation, Mailserver und Aufbewahrungsfristen – ohne überdimensionierte Lösungen zu empfehlen.
Installation & Konfiguration
Einrichtung als virtuelle Appliance oder Cloud-Service, Anbindung an Exchange, Microsoft 365 oder Ihren SMTP-Mailserver – abgestimmt auf Ihre Infrastruktur.
Migration aus Altarchiven
Übernahme bestehender Archive (PST, MailStore, Alt-Appliances) inklusive Plausibilitätsprüfung – damit keine E-Mail verloren geht.
Schulung der Key-User
Einweisung Ihrer Mitarbeitenden in Outlook-AddIn, Web-Client und Mobile App – verständlich und praxisnah.
Laufender Support
Direkter Draht nach Bremen, kein Ticket-Ping-Pong. Mit Certified-Partner-Status auch direkter Eskalationsweg zum Hersteller.
Kauf oder Miete
Mietmodell ab 1,40 €/Nutzer/Monat ohne CapEx – oder Einmallizenz mit jährlicher Wartung. Wir beraten neutral, was für Ihren Betrieb wirtschaftlicher ist.
Ergänzt durch unsere Securepoint-Sicherheitslösungen und IT-Sicherheits-Beratung.
Preise
Mieten oder Kaufen – Sie haben die Wahl
REDDOXX bietet zwei Lizenzwege. Die angegebenen Preise sind Stand heute – die konkrete Kalkulation erfolgt über uns als Certified Partner, abhängig von Anwenderzahl, Modul-Auswahl und Laufzeit.
Beliebt
Mieten
Monatliche Subscription – flexibel kündbar
ab 1,40 € pro Nutzer / Monat
- Keine Investitionskosten (CapEx)
- Flexibel skalierbar, jederzeit kündbar
- Updates und Wartung inklusive
- Beispiel: 10 Nutzer ab ca. 14 € / Monat
- Individuelle Modul-Kombination
Kaufen
Einmallizenz mit jährlicher Wartung
auf Anfrage
- Einmalige Lizenzkosten, langfristig planbar
- Jährliche Wartung für Updates & Support
- Wirtschaftlich ab bestimmter Nutzerzahl
- Eigentum der Lizenz im eigenen Haus
- Kombinierbar mit Miet-Zusatzmodulen
Individuelle Kalkulation durch Ihren Certified Partner
Wir berechnen den passenden Tarif nach tatsächlicher Anwenderzahl, gewählten Modulen (MailDepot, Spamfinder, MailSealer, Cloud Archive) und gewünschter Laufzeit. Ein unverbindliches Angebot erhalten Sie innerhalb eines Werktages.
Für wen sich REDDOXX lohnt
Drei Zielgruppen, eine Lösung
REDDOXX passt besonders für Betriebe mit 10 bis 500 Nutzern, die Archiv, Spam-Schutz und Verschlüsselung aus einer Hand wollen – ohne Enterprise-Preisschild.
KMU-Geschäftsführung
Rechtssicherheit gegenüber Finanzamt und Datenschutzbehörde. Entlastung der Mailserver. Keine verlorenen E-Mails bei Personalwechsel.
IT-Verantwortliche im Mittelstand
Drei Disziplinen in einer Appliance statt drei Einzelprodukte. Weniger Administrations-Overhead, einheitlicher Support-Kontakt, planbare Lizenzkosten.
Handwerk & produzierendes Gewerbe
Volle Compliance ohne eigene IT-Abteilung. Prüfungssicherheit bei Betriebsprüfungen. Kurze Wege durch Betreuung direkt aus Bremen.
FAQ
Häufige Fragen zu REDDOXX
Ja. MailDepot und Cloud Archive archivieren revisionssicher mit rollenbasierten Zugriffsrechten, integriertem Löschkonzept und Volltextsuche – konform zu GoBD, §§ 146 und 147 AO, §§ 238 und 257 HGB sowie DSGVO. Der Hersteller ist TÜV-geprüft und Teilnehmer der Allianz für Cyber-Sicherheit des BSI.
Ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Entwicklung, Betrieb und Support erfolgen komplett in Deutschland – das macht REDDOXX CLOUD-Act-sicher und bietet volle Datenhoheit. Auf Wunsch betreiben wir MailDepot auch als On-Premises-Appliance in Ihrem eigenen Serverraum.
Microsoft Exchange, Microsoft 365, IBM/HCL Notes/Domino, MDaemon und jeden SMTP-fähigen Mailserver. Die Anbindung an Microsoft 365 erfolgt per Journaling über SMTP- oder POP3-Konnektor. REDDOXX ist mailserver-agnostisch – Sie bleiben flexibel.
Mietmodelle starten bei ca. 1,40 € pro Nutzer und Monat (Stand heute). Für 10 Nutzer bedeutet das rund 14 € monatlich – flexibel kündbar, ohne Investitionskosten. Alternativ bieten wir Kauflizenzen mit jährlicher Wartung an. Das konkrete Angebot kalkulieren wir als Certified Partner nach Anwenderzahl, Modulen und Laufzeit.
Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege und steuerlich relevante E-Mails zehn Jahre – gemäß § 257 HGB und § 147 AO. Seit Januar 2025 gilt das zusätzlich für strukturierte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Eine reine Ablage in Outlook-PST-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht.
Nein. PST-Dateien sind veränderbar und daher nicht manipulationssicher. Für GoBD-Konformität ist ein dediziertes Archivsystem wie REDDOXX MailDepot erforderlich, das E-Mails unveränderbar speichert und über Jahre hinweg vollständig nachvollziehbar macht.
REDDOXX läuft als virtuelle Appliance auf VMware, Hyper-V und Proxmox – auf Ihrem eigenen Hypervisor. Alternativ verfügbar als Hardware-Appliance oder als reiner Cloud-Service aus deutschen Rechenzentren. Hybride Betriebsmodelle sind ebenfalls möglich.
Ja. Die REDDOXX Mobile App für iOS und Android ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff auf das E-Mail-Archiv von unterwegs – mit Volltextsuche über alle archivierten Nachrichten inklusive Anhängen.
Keil Computerservice ist REDDOXX Certified Partner und betreut Einführungen für KMU, Handwerk und Mittelstand in Bremen, Bremerhaven, Niedersachsen und Weser-Ems. Wir übernehmen Bedarfsanalyse, Installation, Migration aus Altarchiven, Schulung Ihrer Key-User und laufenden Support – mit kurzen Wegen direkt aus Bremen.
Bereit für rechtssichere E-Mail-Kommunikation?
Lassen Sie uns in 30 Minuten klären, wie REDDOXX in Ihre Infrastruktur passt. Wir prüfen Ihre aktuellen Mailserver, Aufbewahrungsfristen und Verschlüsselungspflichten – und machen Ihnen ein nachvollziehbares Angebot.